دفتر تحریریه الکترونیکی کاملا منطبق بر نیازمندی های یک پایگاه خبری، طراحی و برنامه نویسی شده و بر همین اساس تمامی‌پارامترهای لازم جهت درج و نمایش اخبار در حوزه های مختلف را دارا می‌باشد.
از ویژگی های شاخص نرم افزار دفتر تحریریه الکترونیک، ایجاد سرویس ها و خروجی های نامحدود برای خبر، به همراه تعیین سطوح دسترسی مختلف می‌باشد. در این راهنما قدم به قدم تمامی‌بخش های سامانه دفتر تحریریه الکترونیکی را معرفی کرده و نحوه عملکرد آنها را در طراحی سایت شرح می‌دهیم.
اختصاص نقش به کاربران:
اولین قدم برای کار با دفتر تحریریه الکترونیک، آشنایی با نقش ها و اختصاص آن ها به کاربر است. این سامانه دارای 5 نقش برای کاربرانی می‌باشد که سلسله مراتب یک پایگاه خبری را تشکلیل می‌دهند:
خبرنگار ، دبیر، سردبیر، قائم مقام و رئیس خبرگزاری.
هر کاربر با توجه به نقشی که میگیرد می‌تواند سطوح دسترسی متفاوتی را نسبت به سایرین داشته باشد و تعیین این سطوح دسترسی و اختصاص آنها توسط رئیس خبرگزاری انجام می‌پذیرد. برای نمونه در تعیین سطوح دسترسی برای نقش خبرنگار میتوان تنها اجازه ایجاد خبر و به سردبیر اجازه تایید و انتشار خبر را داد.
اختصاص این نقش ها به کاربر از طریق ماژول اعضای سایت، بخش دسترسی به ماژول ها است اما تعیین میزان دسترسی هر کاربر روی سرویس در ادامه این راهنما مطرح خواهد شد.
بررسی عملکرد دفتر تحریریه الکترونیک:
برای ورود به دفتر تحریریه الکترونیک، کافیست از صفحه نخست نرم افزار سمپا بر روی آیکون دفتر تحریریه کلیک کرده و یا از منو سمت راست دفتر تحریریه الکترونیک، میز کار را انتخاب نمایید.
پس از ورود به میز کار مشخصات به همراه نقش کاربر در آنجا نمایش داده می‌شود.
در منو سمت راست سطوح مختلف گردش یک خبر در دفتر تحریریه الکترونیک قرار دارد که در زیر به معرفی آنها می‌پردازیم:
خبر جدید:
اولین سطح از گردش خبر، تولید خبر می‌باشد. با کلیک بر روی این گزینه تمام پارامترهای لازم جهت ایجاد خبر در دسترس شما قرار میگیرد که عبارتند از:
- زبان: درصورتی که پرتال چند زبانه باشد، برای ورود اخبارِ هر زبان از این بخش باید زبان مورد نظر را انتخاب کرد.
- روتیتر، تیتر، لید، خلاصه خبر را به ترتیب وارد نمود.
- کلمات کلیدی: کلماتی که مخاطبان با جستجوی آن می‌توانند به این خبر برسند را در این بخش درج نمایید.
- منبع خبر: چنانچه خبری که درج میگردد از منابع دیگر خبری است، نام منبع خبر را در این قسمت وارد نمایید.
- با استفاده از ویرایشگر متن نیز متن خبر را وارد نمایید.
- پس از ذخیره خبر، اطلاعاتی نظیر شماره خبر، گزارشگر، وضعیت و تاریخ ایجاد خبر، به آن اضافه میگردد.
عکس الصاقی:
تصویر تیتر خبر در این بخش اضافه می‌شود. برای این کار بر روی الصاق کلیک کرده و در صورتی که تصویر را در ماژول رسانه وارد نموده اید از فهرست رسانه ها تصویر را انتخاب نمایید اما درغیر این صورت می‌توانید از سربرگ رسانه جدید، تصویر را وارد کرده و سپس در خبر استفاده نمود.
تنظیمات خبر:
- سرویس: میتوان اخبار را در سرویس های مختلف مانند سرویس سیاسی ، اقتصادی و ... قرار داد و در هر صفحه از سایت مشخص نمود کدام سرویس خبری نمایش داده شود. برای ایجاد فهرستی از سرویس ها نیز از منو سمت راست، تنظیمات ، فهرست سرویس ها را انتخاب نمایید. در صفحه باز شده، فهرست سرویس ها قرار دارد که با کلیک بر روی کلید جدید و وارد کردن نام فارسی و انگلیسی ، می‌توانید سرویس جدیدی ایجاد نمایید.
لازم به توضیح است ، میتوان برای هر سرویس دسترسی متفاوتی تعیین نمود تا هر کاربر بر روی سرویس خاصی کار نماید. برای این منظور از منو سمت راست "دسترسی به سرویس ها" را انتخاب کرده و با انتخاب کاربر یا کاربران مورد نظر لیستی از سرویس ها و سطوح دسترسی موجود برای شما نمایش داده می‌شود که می‌توانید برروی سرویس های مختلف دسترسی های مختلفی نظیر مشاهده، ویرایش، انتشار و خارج کردن از انتشار را به کاربر تخصیص دهید.
توجه داشته باشید که برای دادن دسترسی، کاربر در ابتدا باید عضو سرویس باشد.
- نوع خبر: مطالب می‌توانند ماهیت های متفاوتی مانند گزارش، یادداشت، گفت و گو، مقاله و ... داشته باشند. باتوجه به مطلب وارد شده می‌توانید از لیست نوع خبر، گزینه مورد نظر را انتخاب کنید. از طرفی چنانچه بخواهید می توانید موارد دیگری نیز به لیست اضافه نمایید. برای این منظور از منو سمت راست فهرست نوع خبرها را انتخاب کنید و در صفحه باز شده با کلیک بر روی کلید جدید نام فارسی و انگلیسی نوع جدید را درج نمایید. پس از ذخیره، این عنوان نیز به فهرست نوع خبر اضافه میگردد.
- محل انتشار: معمولا در یک صفحه، موقعیت های مختلفی را تعیین می‌کنند تا چیدمان خبرها براساس اهمیتی که دارند انجام شود. برای مثال موقعیتی بزرگ در ابتدای صفحه نخست جهت نمایش خبرهای مهم و تیتر یک و یا موقعیتی جهت نمایش لیست خبرهای تیتر 2 و ... . در این بخش می‌توانید محل انتشار مناسب خبر را انتخاب نمایید. از طرفی لیست محل انتشارها قابل ویرایش بوده و می‌توانید با انتخاب فهرست محل انتشارها در منو سمت راست محل انتشار جدیدی ایجاد نمایید. با کلیک بر روی کلید جدید و وارد کردن نام فارسی و انگلیسی، محل نمایش جدید به فهرست محل انتشارها اضافه می گردد.
توجه داشته باشید که نوع انتشار در این بخش تنها یک برچسب برای خبرها می‌باشد و شما برای استفاده از آن ها باید به ماژول مدیریت محتوا رفته و با استفاده از کادرهای پویا هریک از این موقعیت ها را در صفحه ایجاد نمایید.
- اخبار مرتبط: میتوان در ادامه هر خبر، لیستی از خبرهای مرتبط با آن را نمایش داد. با کلیک بر روی اخبار مرتبط فهرست خبرهای منتشر شده نمایش داده می‌شود که با انتخاب خبرهای مدنظر از سرویس های متعدد، لیستی از خبرهای مرتبط با خبر مدنظر ایجاد می‌شود.
- اخبار زنجیره ای: یکی از امکانات دفتر تحریریه امکان ایجاد خبرهای سلسله مراتبی و زنجیره وار است. برای مثال خبر افتتاح یک نمایشگاه معمولا بصورت زیر اتفاق می‌افتد: ابتدا خبر برگزاری نمایشگاه در تاریخی خاص، سپس خبر افتتاحیه نمایشگاه توسط مسئولان، پس از آن اخبار بازدید مسئولان از غرفه های مختلف، خبر استقبال مردم از نمایشگاه و درنهایت خبر مراسم اختتامیه نمایشگاه. همانطور که مشاهده می‌نمایید اخباری از این دست بصورت متوالی و پشت هم اتفاق می‌افتند، در نتیجه میتوان اینها را بصورت زنجیره بهم متصل نمود. برای این کار هنگام درج خبر دوم، خبر اول را به عنوان زنجیره و به همین ترتیب هنگام درج خبر سوم، خبر دوم را به آن متصل می‌کنیم . توجه داشته باشید که هنگام اتصال، خبر تنها به یک خبر قبل خود متصل می‌شود اما در نهایت زنجبره ای از اخبار مرتبط به هم داریم که با دسترسی به یکی از آنها زنجیره وار به باقی اخبار نیز دسترسی پیدا می کنیم.
- آلبوم مرتبط: با کلیک بر روی الصاق آلبوم می‌توانید آلبوم تصویری مرتبط به خبر را به آن اضافه نمایید تا بازدیدکنندگان پس از خواندن خبر تصاویر آن را نیز مشاهده نمایند.
خروجی خبر:
همانند سرویس های خبری میتوان اخبار را بر اساس خروجی های مختلف تقسیم بندی نمود و در بخش ها و صفحات مختلف خبرهای متفاوتی را منتشر کرد. برای اضافه نمودن خروجی جدید و یا ویرایش فهرست موجود از منو سمت راست گزینه فهرست خروجی ها را انتخاب نمایید. با کلیک برروی کلید جدید و وارد نمودن نام عنوان و توضیحات، خروجی مورد نظر را به فهرست خروجی ها اضافه می‌شود.
توجه داشته باشید که میتوان برای خروجی ها سطح دسترسی تعریف نمود. بدین معنی که تعیین کرد تنها چه کاربر یا کاربرانی اجازه انتشار خبر در خروجی را داشته باشند. برای این کار در خروجی مورد نظر پارامتر خروجی محافظت شده را فعال کرده و سپس کاربران مورد نظر را انتخاب می‌کنیم. با این شرایط تنها کاربران انتخاب شده نام خروجی محافظت شده را در لیست خروجی های خود مشاهده می‌نمایند.
اخبار در حال تولید:
پس از اولین ذخیره اطلاعات وارد شده، خبر در این سطح قرار میگیرد. در واقع میتوان گفت این سطح همان پیش نویس خبرها (draft) می‌باشد.
اظهار نظر:
پس از ذخیره خبر جدید ، بخش اظهار نظر برای خبر فعال می‌شود که نظرات بازدیدکنندگان بر روی خبر را نشان می‌دهد و شما می‌توانید پس از مشاهده و تایید، نظرات را بر روی سایت منتشر نمایید
اخبار ارسال شده:
کاربرانی که دسترسی انتشار خبر را ندارند باید اخبار تولید شده خود را جهت تایید به مقام بالاتر از خود ارسال نمایند. پس از ذخیره خبر، کلید ارسال برای این کاربران فعال میگردد که با ارسال خبر به مقام بالاتر، خبر از بخش "در حال تولید" به بخش "ارسال شده" منتقل می‌شود.
اخبار دریافتی:
کاربرانی که دسترسی انتشار اخبار را روی سایت دارند، اخبار ارسال شده توسط نقش های با سطوح دسترسی پایین تر را در این بخش می‌توانند ببینند.
اخبار برگشتی:
چنانچه پس از بررسی، خبر مورد تایید نباشد و می‌بایست جهت ویرایش برگشت داده شود، پس از کلیک بر روی دکمه برگشت، خبر مورد نظر از بخش اخبار دریافتی به بخش اخبار برگشتی منتقل می‌شود.
لازم به توضیح است که کاربرِ سطح پایین تر، خبر برگشت داده شده را در بخش "اخبار دریافتی" خود می‌تواند ببیند.
اخبار منتشر شده:
خبرهایی که پس از تایید برای نمایش در سایت منتشر شده باشند، دراین بخش لیست می‌شوند.
اخبار دریافتی منتشر شده :
گزینه ارسال خبر به دو صورت عمل می‌کند: 1) کاربر تولید کننده خبر اجازه انتشار را نداشته باشد و با ارسال خبر، آن را جهت تایید به کاربری با سطح دسترسی بالاتر بفرستد. در این حالت دکمه انتشار خبر وجود ندارد و تنها یک دکمه جهت ارسال خبر به نقش بالاتر وجود دارد.
2) ارسال خبر پس از انتشار صورت می‌پذیرد و درنتیجه مقام بالاتر خبر منتشر شده ارسالی را می‌تواند در خروجی های دیگر نیز کار کند.
در حالت اول کاربر پس از ارسال دیگر دسترسی به خبر جهت اعمال تغییرات روی خبر ندارد، مگر اینکه مقام بالاتر خبر را برگشت دهد، اما در حالت دوم کاربر همچنان پس از ارسال نیز برای تغییرات خبر، دسترسی های لازم را دارد.
اخبار معلق:
اخبار معلق یک مرحله قبل از حذف خبر می‌باشد، اخباری که دارای مشکل می‌باشند و یا ارزش خبری ندارند به حالت تعلیق در می‌آیند تا با صلاح دید رئیس خبرگزاری حذف و یا بازگشت داده شوند.
اخبار حذف شده:
اخبار حذف شده پیش از حذف نهایی به این بخش منتقل می‌شوند. زیرا درصورتی که خبری بصورت اشتباهی حذف شده باشد، بازگشت آن امکان پذیر باشد. در همین قسمت نیز میتوان اخبار را حذف فیزیکی نمود.
گزارش ها:
خط سیر خبر:
یکی دیگر از امکانات دفتر تحریریه الکترونیک امکان گزارش گیری از مسیر و خط سیری است که یک خبر در سامانه طی کرده است. برای این منظور کد خبر مورد نظر را در کادر جستجو وارد کرده و سپس نتیجه جستجو از اولین مرحله درج خبر تا آخرین مرحله انتشار خبر در پایین صفحه نمایش داده می‌شود.
فهرست اخبار برحسب فرد:
در این بخش میتوان برحسب کاربر وارد کننده خبر، گزارشی کلی و یا در یک بازه زمانی محدود تهیه نمود.